Die Kosten von KI entstehen selten dort, wo man sie erwartet. Laut Bitkom sind für Unternehmen, die KI nutzen, die größten Kostenpunkte Infrastruktur wie Cloud und Rechenleistung (51 Prozent), die Aufbereitung von Daten (50 Prozent) und die Anbindung an bestehende Systeme (41 Prozent). Den Verbrauch des KI-Modells selbst nennen nur 8 Prozent als großen Kostenpunkt. Kein Wunder, dass 54 Prozent der Anwender und 63 Prozent der Nicht-Anwender schwer kalkulierbare Kosten als Hemmnis sehen. Mit einer einfachen Rechnung lässt sich vorab klären, ob sich eine Automatisierung lohnt.
Woraus setzen sich die Kosten zusammen?
- Einrichtung: Ablauf analysieren, Automatisierung bauen, an Ihre Programme anbinden, testen.
- Daten: Daten so aufbereiten, dass die KI damit arbeiten kann, etwa einheitliche Formate oder bereinigte Stammdaten.
- Betrieb: Server oder Cloud, Lizenzen, Nutzungsgebühren der KI.
- Pflege: Updates, Anpassungen, wenn sich Programme oder Abläufe ändern, und Überwachung.
- Einführung: Ihr Team muss wissen, wie es mit der Automatisierung arbeitet und was es prüfen muss.
Und was bringt es?
Der Nutzen ist meist Zeit, dazu kommen weniger Fehler, schnellere Reaktionen auf Anfragen und Arbeit, die sich nicht mehr stapelt, wenn jemand im Urlaub ist. Zeit lässt sich am einfachsten in Zahlen fassen.
Ein Rechenbeispiel
Die folgenden Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
Ein Beleg wird bisher von Hand geprüft und verbucht und braucht dafür 15 Minuten. Das passiert 40 Mal pro Woche.
- Zeit pro Woche: 40 × 15 Minuten = 10 Stunden.
- Zeit pro Jahr: 10 Stunden × 45 Arbeitswochen = 450 Stunden.
- Wert dieser Zeit: Bei angenommenen internen Kosten von 50 Euro pro Stunde sind das 22.500 Euro im Jahr.
- Realistische Ersparnis: Die Automatisierung übernimmt nicht alles. Ausnahmen bleiben, und jemand prüft Freigaben. Rechnen Sie zum Beispiel mit 70 Prozent, also 15.750 Euro.
- Gegenrechnung: Ziehen Sie die laufenden Kosten pro Jahr ab und teilen Sie die einmaligen Kosten durch das, was übrig bleibt. Das Ergebnis ist die Zeit, nach der sich die Automatisierung bezahlt gemacht hat.
Bleibt nach dieser Rechnung wenig übrig, ist das auch ein Ergebnis. Dann lohnt sich die Automatisierung für diesen Ablauf nicht, und das ist besser vorher zu wissen.
Wo verstecken sich die Kosten?
- Ausnahmen vergessen: Der Normalfall ist schnell automatisiert, die Sonderfälle kosten die Zeit.
- Unordentliche Daten: Uneinheitliche Stammdaten machen jede Automatisierung teurer.
- Zu groß gestartet: Ein riesiges Projekt auf einmal statt eines Ablaufs nach dem anderen.
- Laufende Kosten übersehen: Betrieb und Pflege gehören in die Rechnung, nicht nur der Bau.
Wie wir das machen
Wir starten mit einem kostenlosen KI-Check und rechnen Ihren Ablauf gemeinsam durch. Danach bekommen Sie ein Angebot mit festem Preis, bevor Sie etwas beauftragen. Unsere Einstiegspreise stehen in der Preisliste. Lokale Modelle können die laufenden Kosten zusätzlich senken, mehr dazu in Lokale KI statt Cloud.
Quellen
- Bitkom: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI (14. September 2026)
