01Ausgangslage
Die Website der Hundehalterschule Hamburg haben wir mit eigenen Fotos und Videos gebaut. Im nächsten Schritt ging es um die Arbeit hinter der Website, und am meisten Zeit kostete die Buchhaltung. Dort haben wir angefangen.
Case Study · Hundehalterschule Hamburg · KI & Automatisierung
Über 60 % weniger Buchhaltung. In 2 Wochen live.
Für die Hundehalterschule Hamburg haben wir zuerst die Website mit Fotos und Videos gebaut. Danach haben wir die Buchhaltung automatisiert, mit KI auf einem eigenen Mini-PC.
Auf einen Blick
- Kunde
- Hundehalterschule Hamburg
- Leistungen
- Website mit Foto & Video, dann KI & Automatisierung
- Hardware
- eigener Mini-PC mit GPU (12 GB VRAM), rund 2.000 €
- Ergebnis
- über 60 % weniger Aufwand in der Buchhaltung
So laufen die beiden Automatisierungen
Lauf #0128Fertig in 5,1 s
Auslöser
Neue Rechnung
Postfach · IMAPEingang: rechnung.pdf
KI-Agent
Beleg verstehen
liest, ordnet, entscheidetLiest Rechnung …Absender und Betrag erkannt✓ Kategorie zugeordnet
- Modell
- Postfach
- Buchhaltung
Prüfung
Eindeutig?
Dubletten und BeträgePrüft …✓ Ja, eindeutigNein, unklar
Automatisch
Beleg verbucht
in der Buchhaltung✓ Verbucht und abgelegt
Mensch prüft
Freigabe per E-Mail
bei UnklarheitenWartet auf Antwort …
Beleg verbuchtBeispielrechnung · Hundebedarf · 89,90 €
Rückfrage per E-MailBeleg wartet auf Freigabe per E-Mail
Lauf #0217Fertig in 3,4 s
Auslöser
Zahlung eingegangen
GeschäftskontoEingang: Kursgebühr
Regel
Anteile berechnen
MwSt. und 15 % RücklageBerechnet …✓ Beträge stehen fest
Unterkonto
Steuer
für die Umsatzsteuer✓ MwSt. überwiesen
Unterkonto
Rücklagen
Puffer für später✓ 15 % überwiesen
Rücklagen gebildetMwSt. und 15 % des Betrags liegen auf den Unterkonten
02Bestandsaufnahme
Im ersten Gespräch haben wir aufgenommen, welche Programme im Einsatz sind, wie sensibel die Daten sind und welches KI-Modell dazu passt. Danach stand fest, dass die Schule eigene Hardware braucht. Sie muss im Alltag bis zu drei Personen gleichzeitig bedienen und Platz für weitere KI-Agenten haben.
03Eigener KI-Server
Angeschafft haben wir einen Mini-PC mit 64 GB Arbeitsspeicher und einer GPU mit 12 GB Grafikspeicher für rund 2.000 €. Darauf laufen Ollama für das KI-Modell, n8n für die Workflows und Open WebUI als Chat. Als Modell nutzen wir Qwen3 30B, für das die Hardware gut ausgelegt ist.
04Zwei Workflows für die Buchhaltung
Als Erstes haben wir die Belege automatisiert. Ein KI-Agent liest jede eingehende Rechnung, ordnet sie zu und legt sie in der Buchhaltung ab. Ist ein Beleg unklar, fragt der Workflow per E-Mail nach und wartet auf die Freigabe. Als das zuverlässig lief, kam der zweite Workflow dazu. Bei jedem Zahlungseingang überweist er die Mehrwertsteuer und eine Rücklage von 15 % des Betrags auf zwei Unterkonten, eines für Steuern und eines für Rücklagen. Beide haben wir in n8n gebaut und in Probeläufen so lange angepasst, bis die Ergebnisse stimmten. Ein dritter Workflow hält den Server aktuell, stößt Updates an und schreibt Protokolle.
05Zwei Agenten im Chat
In Open WebUI arbeiten zwei Agenten, die über SearXNG im Netz suchen. Der eine verfolgt Gesetzesänderungen und rechtliche Themen, die Hundeschulen betreffen. Der andere ist Annas Assistent für den Alltag und hat Zugriff auf ihr Postfach, das Buchhaltungsprogramm und weitere Programme der Schule.
06Betrieb
Die Workflows überwachen wir laufend. Einmal im Monat prüfen wir Sicherheit und anstehende Updates.
07Technik
4 Tools
Automatisierung & KI
2 Tools
Modell & Hardware
Qwen3 30BSprachmodell, läuft lokal
Mini-PC64 GB RAM, GPU mit 12 GB VRAM, rund 2.000 €
3 Tools
Angebundene Systeme
LexwareBuchhaltung
QontoGeschäftskonto
E-Mail-PostfachIMAP als Auslöser, SMTP für Rückfragen
Was wir ehrlich dazu sagen
Am schwierigsten war die Hardware. Sie sollte ein großes Modell für drei Personen tragen, ohne dass die Kosten aus dem Ruder laufen.
Der Agent für rechtliche Themen ist eine erste Anlaufstelle und ersetzt keine Rechtsberatung.
Selbst fotografiert und gefilmt
Testimonial-Video für die Hundehalterschule
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